内容証明郵便の意味と押さえておきたい出し方の手順

民事上の法律トラブルでよく聞かれるのが、「内容証明郵便」という言葉です。「たまに耳にするけど、法律のことは詳しくないし、どういうものかわからず不安」と感じる方も多いのではないでしょうか。ここでは、内容証明郵便の意味や使い方、そして実際に自分が利用する際の出し方や書き方についての注意点を具体的に見ていきます。企業などの法人や法律トラブルを抱えている個人はもちろんですが、誰であっても自分が内容証明郵便を受けとる側になることが考えられるのです。受け取った時にどのような対応をとれば良いのか、そのケースについても押さえておきましょう。

内容証明郵便の意味と仕組みとは

そもそも、内容証明郵便がどういったもので、どんな意味があるのかを知らない人も少なくありませんので、ここでおさらいしておきましょう。内容証明郵便とは郵便局が行っているサービスの一つで、差出人と受取人、それに送られた郵便の内容をしっかりと記録してくれるものです。
日常でもささいな食い違いから「言った、言わない」「送った、送られてない」の水掛け論になりがちですが、証拠が残っていればそういったトラブルを回避できます。裁判においても同様で、「何月何日にこういった内容の文書を確かに相手方に送付した」ということが証明できれば、係争が有利になるのです。それだけではなく、未払いの料金の請求やさまざまな損害賠償請求、それに契約の解除などを内容証明郵便で送ることで相手にプレッシャーをかけることもできます。
裁判というのは費用も時間もかかる最後の手段ですから、「この後必要なら裁判までいきますよ」という警告の一種、および準備段階として用いられることが多いのです。自分がなんらかの内容証明郵便を受け取った場合も同様で、相手方がかなり強い意志を持って臨んでいることを受け止め、きちんとした対応をすることが求められます。

内容証明郵便の具体的な書き方

では、実際に内容証明郵便を出したいときにはどうすれば良いのでしょうか。まず、用紙は自由ですが、一枚の用紙に書ける文字数には制限があります。一行当たり20字以内、一枚に26行までであり、これ以上書いてしまうと受け付けてもらえません。文字数が多い場合には用紙の枚数を増やすことになります。
記載内容は「表題・通知内容・日付・相手方の住所や所属・自分の住所や所属」が必要なため、それぞれしっかりと記入しましょう。相手方やこちらが法人の場合は社名と取締役の氏名も書くことになります。とくに、支払いの督促や請求書、それにさまざまな相手への申し立てなどは「いつ行われたか」というタイミングが非常に重要となりますので、日付の項目はしっかりと確認しておくのがベストです。
通知内容についても、後々裁判で証拠となることを考え、誤解のない表現でこちらの要求と主張を簡潔に述べる必要があります。文書が2枚以上になる場合には、ホチキスでまとめておくとスムーズに提出できるのでおすすめです。通知内容以外に相手方に渡したい写真やデータなどがある場合、それら資料は内容証明郵便には同封できませんので、別便で送ることになります。

内容証明郵便の出し方と手順、その後の確認

内容証明郵便の準備が整ったら、いよいよ提出です。しかし、郵便局に行く前に用意した書類をコピーし、3部揃えておきましょう。一つは送付先に、残りは郵便局での保管用と自分の手元に置いておく控えとなります。3部すべてに捺印し、もしホチキス止めしてある場合には綴じ目に割り印をしておくことが必要です。通常の郵便と同様、封筒に相手方の氏名や住所を書くのですが、文書に記したのとまったく同一の記載を求められます。ここで出し方を間違ってしまうと無効になるおそれもありますので、最後の確認を怠らないようにしましょう。
すべてが整ったら郵便局に持参し、内容証明郵便を依頼します。郵便局によっては受けつけていないところも一部ありますので、事前に調べておくのがおすすめです。相手がいつ受け取ったかが重要ですので、配達証明もつけてもらいましょう。手続きが終わったら追跡サービスなどを利用して相手に到着したかを確認し、配達証明が送られて来たらそれも証拠として保管しておきます。何らかの理由で返送されてくる可能性もありますので、送付先の受け取りを確認するまで注意が必要です。返送の理由としては転居や住所不明のほか、受け取り拒否のケースもあります。

まとめ

内容証明郵便は、出し方と手順を守れば誰にでも利用できるサービスです。日常のトラブルを回避したり、解決に進むために有効に利用しましょう。自分が送るのではなく、ある日突然内容証明郵便が送付されてくる可能性も否定できません。受け取りの拒否もできますし、受領して内容を確認した方が対策をとりやすいケースもあります。何らかのトラブルに巻き込まれた場合には、法律の専門家にアドバイスをもらうのがおすすめです。自分が内容証明郵便を出す際にも、出し方や書き方などについて専門家にチェックしてもらうほうが後々有利にはたらくでしょう。